Le Grand Chalon est ...

La 1ère Agglomération de Saône-et-Loire, le Grand Chalon compte 51 communes et 118 000 habitants.

Stratégiquement positionné en France et en Europe au cœur d’un réseau routier, fluvial et ferroviaire de premier plan (Route Centre Europe Atlantique-RCEA), accessible en TGV et LGV, le Grand Chalon offre une situation géographique privilégiée.

Mobilisé pour le développement économique du territoire, Le Grand Chalon porte un positionnement volontariste pour « l’Industrie du Futur » et fait vivre ses labels « Territoire d’Industrie » et « Sites Industriels Clés en Main ». Territoire de projets reconnu pour la qualité de vie de ses habitants, Le Grand Chalon agit avec ambition en matière d’économie, transition écologique, petite enfance et enseignement supérieur, mais aussi sports, culture et tourisme.

Le poste d’Assistante a pour vocation l’apport d’une aide permanente en

termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de

classement et de suivi de dossiers.

Organisation permanente de l’agenda du Président :

- Vous organisez l’agenda et prenez des rendez vous en fonction des priorités ;

- Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages ;

- Vous organisez les déplacements du Président et gérez les transports,

- Vous organisez les déjeuners de travail ;

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

- Vous rédigez des courriers et notes,

- Vous réalisez la saisie de documents de formes et de contenus divers,

- Vous établissez les dossiers quotidiens pour chaque rendez-vous;

Suivi des projets et activités de la direction :

- Vous centralisez les projets de rapports des conseils communautaires,

- Vous renseignez les tableaux de bord de suivi d’activités de la direction,

- Vous créez et suivez le tableaux de bord de présence;

Accueil téléphonique et physique :

- Vous renseignez les interlocuteurs sur place ou par téléphone et vous orientez vers l’interlocuteur compétent si nécessaire en adaptant votre discours ,

- Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers

informatiques.

Organisation et planification de réunions :

- Vous préparez et diffusez les dossiers pour les réunions en respectant les délais de transmission des documents avant la réunion.

- Vous savez gérer votre temps et vos priorités,

- Vous disposez de qualités rédactionnelles et maîtrisez les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

- Vous avez le sens du relationnel et vous faites preuve d'écoute active

- Vous maîtrisez l'outil bureautique et les outils de gestion