Le Centre communal d'action sociale (CCAS) est l'institution de l'action sociale locale par excellence.

Il anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune, en liaison étroite avec les institutions publiques et privées. Etablissement autonome, gestionnaire d'un service de repas à domicile, d'un pôle animation et vie sociale, d'un pôle Solidarités, d'une épicerie solidaire, il emploie environ 120 agents au service et à proximité des Valentinois. Il dispose d'un accueil unique qui informe et oriente les usagers dans tous les domaines touchant au social et aux personnes âgées.

Au sein du pôle Ressources, l’assistant administratif et logistique intervient en appui et en transversalité dans le cadre du fonctionnement interne des services du CCAS.

Il effectue tout type d’opérations de secrétariat pour la Direction du CCAS (gestion des appels téléphoniques, des agendas de la Direction et du Vice-président, du courrier papier et électronique, écriture de documents divers, préparation, impression et archivage de dossiers, etc.), mais également sur demande des responsables de pôle. Il intervient par ailleurs sur les ressources humaines dans le cadre du suivi des demandes de stages, de congés et de formation, la préparation de l’accueil des nouveaux arrivants, ou encore de la saisie d’informations dans les logiciels de gestion du temps de travail, et de paye. Enfin, il assure le suivi des questions logistiques sur site : demandes d’intervention technique, suivi des stocks, etc.

Dans ce cadre, les missions sont les suivantes.

1)Administration générale

-Est l’interlocuteur pour l’organisation de réunions de la direction du CCAS, des administrateurs ou du Vice-président ;

-A la demande de la direction ou des responsables de service :

o Organise des réunions entre plusieurs partenaires, en assure la préparation administrative et l’organisation logistique

o Élabore des dossiers de travail, met en forme des documents

-Assure la gestion des courriers (intégration des courriers arrivés et départs dans le logiciel dédié, suivi des réponses notamment sur les courriers réservés…) ;

-Réalise, met en forme les courriers réservés et courriers ordinaires et en assure le suivi ;

-Traite et diffuse l’information en appréhendant son caractère d’urgence et gère des supports de communication : panneaux d’affichage...;

-Participe à la gestion de l’archivage des documents du CCAS et de ses services ;

-Participe au suivi et à la préparation de différentes instances : Conseil d’administration, GCSMS, CST, etc. (planification dans les agendas, préparation des dossiers, transmission des ordres du jour, délibérations, réservation de salle), en élabore les procès-verbaux ;

-Est responsable du suivi des conventions : circuits de signature, renouvellement ;

-Prépare les ordres de mission des agents ;

-Met en place des rappels et réunions récurrentes dans les agendas de la direction et des responsables de pôle ;

-En lien avec le qualiticien, peut être amené à participer à la gestion du système documentaire.

2)Organisation Interne et appui à la gestion des ressources humaines

-Assure le suivi des stagiaires et des dispositifs particuliers (services civiques, CME, etc.) ;

-Met à jour le tableau de suivi des formations ;

-Met en place le tableau des vœux de congés et alerte sur les échéances ;

-Est le référent du logiciel Chronotime : mise à jour, saisie des informations des agents, suivi,

-En lien avec le gestionnaire RH :

o Peut être amené à créer des codes horaires et des roulements dans les logiciels RH (Chronotime, Octime) et à effectuer la saisie des éléments variables de paie ;

o Enregistre les candidatures et CV dans la CVthèque et assure une réponse ;

o Réalise les démarches nécessaires à l’arrivée de nouveaux agents (demandes de profils informatiques, fourniture de matériel, noms sur les bureaux, préparation des clés et badges, etc.).

3)Logistique

-Est responsable du suivi des stocks et des commandes de fourniture pour les services du siège du CCAS (fournitures administrative, pharmacie),

-Est le référent pour toutes les questions logistiques relatives au siège du CCAS (chauffage, climatisation, réservation de salle ou de matériel, etc.),

-Assure le suivi des clés et badges,

-Réalise les demandes d’intervention technique (véhicules, bâtiments, etc.) auprès des services compétents, et se déplace en cas de besoin au Garage municipal (CTM),

-Assure le lien avec la copropriété au quotidien.

4)Autres activités, en remplacement, du gestionnaire RH et Organisation Interne

-Assure le remplacement du gestionnaire RH et Organisation Interne

• Bac à bac + 2 secrétariat, assistant de direction…
• Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage…
• Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques, (Word, Excel, PowerPoint et Acropolis)
• Techniques liées à l’accueil téléphonique
• Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Connaissance de l’environnement du poste : les services internes au CCAS, des acteurs institutionnels et des partenaires
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Cadre de travail :

· Poste à temps complet

· CDD d'un an, à défaut CDD d'un an renouvelable, cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)

· Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + prime annuelle

· Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration

· Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance

· Lieu de travail : Valence

· Interventions au domicile des personnes

Plus de renseignements auprès de :

· Elsa ROSSET, Responsable du Pôle ressources, 04 75 79 21 62

· Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement et mobilité, 04 75 81 30 43

Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 8 août 2024.

Entretiens prévus le 19 août 2024.